ده روش برای بهتر کردن مذاکره

آماده باشید؛ آمادگی در مذاکرات از اهمیت بسیاری برخوردار است که باید پیش از شروع مذاکره کردن صورت بگیرد تا زمانی که به مذاکره کردن اختصاص داده می‌شود کارایی بیشتری داشته باشد. آمادگی یعنی اهداف و منافع خود را به خوبی بفهمیم و بتوانیم آنها را به وضوح و آشکارا برای طرف دیگر بیان کنیم. همچنین به معنای درک سخنان طرف مقابل است تا بتوانیم به توافقی برسیم که نیازهای هر دو طرف را برآورده کند. همچنین آمادگی خوب یعنی در مذاکره برای خود اهداف عالی تعیین کنید که قابل دستیابی هستند. مذاکره‌کنندگانی که اخلاق کمی را برای خود در نظر می‌گیرند در واقع به توافقی می‌رسند که چندان خوب نیست. در عوض اشخاصی که اهداف بسیار بالا برای خود در نظر می‌گیرند به بن‌بست می‌رسند و مذاکره را با ناامیدی تمام می‌کنند. مذاکره‌کنندگان باید صحبت‌های آغاز مذاکره و موقعیت‌های خود را با احتیاط مشخص کنند تا به ویژه در آغاز مذاکرات آمادگی بیشتری داشته باشند. در هر حال نباید برای کل مذاکره از پیش برنامه‌ریزی کرد زیرا در حین پیشروی مذاکرات به سوی مراحل وسیع‌تر به طور نامنظم پستی و بلندی‌هایی نیز در آن به وجود می‌آید. هنگام آماده شدن نباید برای روش‌هایی که در هر مرحله از مذاکره به کار می‌بریم بیش از حد برنامه‌ریزی کنیم. هنگام آماده شدن بهتر است مذاکره‌کنندگان توانایی‌ها و نقاط ضعف، نیازها و منافع، موقعیت خود و طرف مقابل را نیز تا حد ممکن دریابند تا طی مذاکره بتوانند خود را به شیوه‌ای موثر و مناسب با آن وفق دهند.
ساختار اساسی مذاکره را مشخص کنید: مذاکره‌کنندگان باید درباره نوع مذاکره یعنی پراکنده، تکمیلی یا ترکیبی از آن دو آگاهانه تصمیم بگیرند و راهبرد و روش‌های خود را با توجه به آن تنظیم کنند. استفاده از راهبردها و روش‌هایی که با نوع مذاکره سازگار نیستند، نتایج مطلوبی را به وجود نمی‌آورند. برای مثال، استفاده کلی از روش‌های پراکنده در مذاکره‌ای که در اصل تکمیلی است بی‌شک نتایج مذاکره را به صورت پراکنده ایجاد خواهد کرد. زیرا مذاکره‌کنندگان نمی‌خواهند در واکنش به روش‌هایی که برای مذاکره پراکنده به کار می‌رود اطلاعاتی در میان بگذارند که برای موفقیت در مذاکره تکمیلی لازم است. همچنین مذاکره‌کنندگان باید به خاطر داشته باشند که بسیاری از مذاکرات، ترکیبی از مذاکرات پراکنده و تکمیلی را در بر می‌گیرند. در مذاکرات وسیع‌تر وقتی می‌خواهیم از مرحله‌ای به مرحله دیگر برویم باید دقت کنیم زیرا اشتباه کاری در این جابه‌جایی‌ها می‌تواند باعث سردرگمی طرف مقابل شود و کار را به بن‌بست بکشاند.
BATNA* را شناسایی و از آن استفاده کنید؛ یکی از مهم‌ترین منابع قدرت در مذاکره گزینه‌هایی است که اگر توافقی برقرار نشد برای مذاکره‌کننده در دسترس است. بهترین گزینه برای توافقی که مورد مذاکره قرار گرفته است (BATNA) از این لحاظ مهم است که اگر توافقی به دست نیامد ممکن است از آن استفاده شود. مذاکره‌کنندگان باید از BATNA خود آگاه باشند. آنها باید بدانند که بهترین روش برای توافقی که درباره آن مذاکره می‌کنند با توافق احتمالی چه ارتباطی دارد و برای پیشبرد معامله آن را بهتر کنند. مذاکره‌کنندگانی که BATNA خوبی ندارند نمی‌توانند به توافقی برسند، چون طرف دیگر به آنها فشار خواهد آورد و بنابراین ممکن است مجبور باشند قراردادی را بپذیرند که مورد نظر آنها نیست.
مذاکره‌کنندگان باید از BATNA طرف مقابل نیز آگاه باشند و ببینند در مقایسه با چیزی که شما پیشنهاد می‌کنید چگونه است. وقتی شرایط واقعی مذاکره‌کنندگان به طور چشمگیری از چیزی که طرف دیگر می‌تواند یا BATNA خود به دست آورد بهتر باشد، در مذاکره قدرت بیشتری خواهند داشت. از سوی دیگر وقتی تفاوت بین شرایط شما و BATNA طرف مقابل کم باشد، مذاکره‌کنندگان نمی‌توانند ترفند چندانی به کار ببرند. مذاکره‌کنندگان در رابطه با BATNA طرف مقابل باید سه کار را انجام دهند: (۱) آن را به دقت کنترل کنند تا برتری رقابتی خود را در برابر گزینه‌های مذاکره‌کننده دیگر درک کنند و آن را حفظ کنند، (۲) مزیت‌هایی که پیشنهاد آنها نسبت به BATNA مذاکره‌کننده دیگر دارد را به وی یادآوری کند و (۳) به صورتی زیرکانه به مذاکره‌کننده دیگر بگویند که BATNA ممکن است آن گونه که فکر می‌کند موثر نباشد. این کار را می‌توان با یک حالت ملایم و با تاکید بر قدرت خود و یا با حالت منفی و با مشخص کردن نقاط ضعف شخص رقابت‌کننده انجام داد.
آماده باشید تا مذاکره را ترک کنید؛ هدف بیشتر مذاکرات این است که نتایج باارزشی را به دست آوریم، نه اینکه فقط به توافق برسیم. مذاکره‌کنندگان ماهر این موضوع را به خاطر دارند و وقتی به جای توافقی که انجام نشده است توافق ناچیزی را به دست آورند حاضرند مذاکرات را ترک کنند. در حالی که این توصیه را باید همیشه به خاطر داشت که در عمل به دست آوردن توافق آنچنان توجه مذاکره‌کنندگان را به خود معطوف می‌کند که هدف واقعی یعنی دستیابی به یک نتیجه مطلوب (و نه همیشه رسیدن به توافق) را فراموش می‌کنند. مذاکره‌کنندگان نباید با مقایسه‌های دائمی اهدافی که در مرحله برنامه‌ریزی مشخص می‌کند و مقایسه پیشرفت خود طی مذاکره با ترک کردن و BATNA از هدف چشم‌پوشی کنند در حالی که مذاکره‌کنندگان اغلب در به دست آوردن اهداف در ابتدای مذاکره خوش‌بین هستند ممکن است بخواهند آنها را در طول مذاکره ارزیابی کنند. باید همیشه پیشرفت در مذاکره فعلی را با هدف، ترک مذاکره و BATNA مقایسه کرد و اگر BATNA با ترک مذاکره گزینه بهتری باشد مذاکره را ترک کنید.
ناسازگاری‌های اصلی مذاکره را کنترل کنید؛ ناسازگاری‌های اصلی مذاکره مواردی هستند که در ظاهر با هم مغایرت دارند و همزمان اتفاق می‌افتند. در اینجا پنج مورد ناسازگاری را توضیح می‌دهیم که مذاکره‌کنندگان با آن روبه‌رو می‌شوند. در کنترل کردن این موارد مذاکره‌کنندگان می‌کوشند که بین این وضعیت‌ها تعادلی را به وجود آورند.
ادعای ارزش در مقابل به وجود آوردن ارزش؛ همه مذاکره‌کنندگان مرحله ادعای ارزش را دارند که در آن مذاکره‌کنندگان تصمیمی می‌گیرند که افراد چه مقدار از چه چیزهایی را که می‌خواهند به دست می‌آورند، اما بسیاری از مذاکرات مرحله به وجود آوردن ارزش را نیز دارند که در آن گروه‌ها با هم کار می‌کنند.
پایبندی به اصول خود در برابر انعطاف‌پذیر بودن در مقابل جریان مذاکره؛ بیشتر اوقات در طول مذاکره اطلاعات تازه‌ای به دست می‌آید و مذاکره‌کنندگان یا باید راهبرد خود را که آماده کرده بودند ادامه دهند و یا فرصت تازه‌ای که در طول مذاکره پیش می‌آید را پیگیری کنند. کنترل این ناسازگاری برای مذاکره‌کنندگان چالش‌برانگیز است، چون امکانات تازه در واقع ممکن است فرصت‌های خیالی باشند که شگفتی‌های ناخوشایندی را با خود به همراه دارند. از سوی دیگر شرایط تغییر می‌کند و گاه معامله‌های معقولی وجود دارند که باید فرصت را غنیمت شمرد و آنها را به دست آورد. چالشی که برای مذاکره‌کنندگان وجود دارد این است که باید امکانات خیالی را از فرصت‌های واقعی تشخیص دهند.
صادق و روراست بودن در مقابل ابهام و سرسختی؛ تا چه حد باید با طرف مقابل صادق و رک و راست باشیم؟ مذاکره‌کنندگانی که بسیار رک هستند و همه چیز را به طرف مقابل می‌گویند ممکن است طرف مقابل از آنها سوءاستفاده کند. تحقیقات نشان می‌دهد که داشتن اطلاعات بیش از اندازه درباره نیازهای طرف مقابل در واقع می‌تواند نتایج بدی را در مذاکرات به وجود آورد. از سوی دیگر سرسختی بیش از حد نه تنها تاثیر بدی را بر شهرت شما دارد، بلکه راهبرد مذاکره‌ای است که بی‌اثر است. چالشی که در این ناسازگاری وجود دارد این است که به دلایل واقع‌گرایانه و دلایل اخلاقی درباره میزان اطلاعاتی که خواهیم داد و اطلاعاتی که نگه می‌داریم تصمیم بگیریم.
اعتماد در مقابل عدم اعتماد؛ مذاکره‌کنندگان به عنوان بازتاب معضل صداقت با معضل اعتماد نیز روبه‌رو هستند؛ چقدر به چیزی که طرف مقابل می‌گوید اعتماد کنند؟ باور کردن تمام حرف‌های طرف مقابل باعث می‌شود تا آنها از مذاکره‌کنندگان سوءاستفاده کنند. از سوی دیگر مذاکره‌کنندگانی که تمام حرف‌های طرف مقابل را باور نمی‌کنند نمی‌توانند به آسانی به توافق برسند.
موارد نامشخص را به خاطر داشته باشید؛ موارد نامشخص اغلب به صورت منفی در مذاکرات تاثیر می‌گذارند و بدون آگاهی مذاکره‌کننده ایجاد می‌شوند. موارد نامشخص شامل برنده شدن، خودداری از شکست خوردن، سختگیر بودن در نظر دیگران، ضعف نشان ندادن، منصفانه بودن و موارد دیگر است.
یکپارچگی‌ها را فعالانه کنترل کنید؛ مذاکره‌کنندگان باید سه نوع یکپارچگی و تاثیرات واقعی آنها را به خاطر داشته باشند ۱- یکپارچگی‌هایی که بر ضد شماست. ۲- یکپارچگی‌هایی که به نفع شماست ۳- یکپارچگی‌های ناپایدار و نامشخص که ممکن است به نفع یا ضرر شما باشد. مذاکره‌کنندگان ماهر وجود ائتلاف‌ها و نیروی آنها را تشخیص می‌دهند و سعی می‌کنند آن را برای منافع خود به دست آورند. اگر نتوان این کار را انجام داد مذاکره‌کنندگان نباید اجازه دهند که طرف یکپارچگی نامشخص را برای مقاصد خود به دست آورد. وقتی مذاکره‌کنندگان بخشی از یک ائتلاف باشند برای اطمینان از اینکه نیروی ائتلاف با اهداف آنها در یک راستا قرار دارد باید با آنها ارتباط داشته باشند. همچنین مذاکره‌کنندگانی که نماینده یک ائتلاف هستند باید بکوشند تا این ارتباط را کنترل کنند. وقتی که ائتلاف بر ضد مذاکره‌کننده تنظیم شده باشد، تمام کردن موفقیت‌آمیز مذاکرات چالش‌برانگیز است. باید بدانید چه موقع یکپارچگی‌ها بر ضد شما هستند و سعی کنید تاثیر آنها را با احتیاط از بین ببرید.
شهرت خود را حفظ کنید؛ شهرت‌ها مانند تخم‌مرغ هستند، زود و به آسانی از بین می‌روند. به وجود آوردن آنها مهم است و وقتی از بین بروند نمی‌توان آنها را دوباره ایجاد کرد. آغاز کردن مذاکرات با شخصی که شهرت خوبی دارد مساله مهمی است و مذاکره‌کنندگان باید در حفظ شهرت خود احتیاط کنند. مذاکره‌کنندگانی که به سرپیچی از قول خود و انجام ندادن مذاکرات به صورت شرافتمندانه معروف هستند، به نسبت کسانی که صادق و باانصاف هستند در مذاکرات آینده با مشکل روبه‌رو می‌شوند. مذاکره‌کنندگان به جای اینکه شهرت و آبرو را به سرنوشت واگذار کنند می‌توانند آن را با رفتار درست و منصفانه بهتر کنند. هماهنگی و سازگاری باعث می‌شود طرف مقابل درباره شیوه رفتاری شما انتظارات واضحی داشته باشد که این مورد شهرت پایداری را به وجود می‌آورد.
به خاطر داشته باشید که خردمندی و انصاف به هم مربوط هستند؛ افراد همواره می‌خواهند درباره جهان برداشتی خودخواهانه داشته باشند و کاری که باید به شیوه‌ای منطقی انجام بگیرد یا نتیجه‌ای «منصفانه» داشته باشد را به صورتی توصیف کنند که به نفع خودشان باشد. ابتدا مذاکره‌کنندگان باید از وجود این گرایش در خود و شخص دیگر آگاهی داشته باشند. آنها برای اینکه این برداشت‌ها را از قبل کنترل کنند سه کار انجام می‌دهند؛ ابتدا می‌توانند برداشت خود را درباره صداقت مورد سوال قرار بدهند و آن را برمبنای اصول اخلاقی آشکار قرار دهند. دوم اینکه می‌توانند معیارهای خارجی و مواردی را پیدا کنند که نتایج منصفانه را پیشنهاد می‌کنند. در نهایت مذاکره‌کنندگان می‌توانند معانی انصاف را از نظر طرف دیگر مشخص کنند و در گفت‌وگویی شرکت کنند تا درباره این موضوع که کدام معیارهای انصاف در وضعیت فعلی کاربرد دارند به تفاهم برسند. همان‌گونه که خود را برای گفت‌وگو درباره موضوعات مهیا می‌کنید آماده باشید تا این اصول را نیز مورد مذاکره قرار بدهید.
از تجربیات خود استفاده کنید، مذاکره یادگیری همیشگی را بهتر می‌کند. بهترین مذاکره‌کنندگان از تجربیات خود چیزهایی می‌آموزند. آنها می‌دانند که باید علم و هنر مذاکره کردن را به طور مداوم تمرین کنند. علاوه بر این بهترین مذاکره‌کنندگان هر مذاکره را پس از تمام شدن آن بررسی می‌کنند. آنها خواهند دید که چه اتفاقی افتاد و چه آموختند. در این رابطه ما یک فرآیند سه مرحله‌ای را توصیه می‌کنیم؛ پس از هر مذاکره زمان بگذارید و کارهای خود را بررسی کنید، هر چند وقت یک بار از مربی یا راهنما نکته‌ای بیاموزید و درباره توانایی‌ها و نقاط ضعف خود یادداشتی تهیه کنید و برنامه‌ای ایجاد کنید و روی نقاط ضعف کار کنید.
آشنایی و نهایتا تسلط به اصول و فنون مذاکره، انسان‌ها را به این توانایی مجهز می‌کند که در جریان ارتباطات با دیگران، در هر سطحی، به توافقی معقول، منطقی، منصفانه، قابل دوام و سریع دست یابند و موفقیت بر این مهارت جز با تمرین و تلاش میسر نخواهد شد. در واقع آموختن هنر و علم مذاکره ابزاری است برای اینکه بتوان در مذاکرات به توافق برد- برد دست یافت.
* BATNA مخفف عبارت Best Alternative To a Negotiated Agreement و به معنای بهترین گزینه جایگزین در مسیر دستیابی به مذاکره است. توقف مذاکرات وین و ازسرگیری آن در دوحه را می‌توان مصداق روشنی از این عبارت دانست.