جلسه مذاکره فعالیت‌های بسیار فشرده و مستمری را طلب می‌کند. هر جلسه مذاکره نیاز به مدیریت دارد. از آنجا که نمی‌شود اعضای یکی از دو طرف یا چند طرف را به عنوان رییس جلسه انتخاب کرد و این کار خلاف اصل برابری دو طرف است؛ به همین دلیل در جلسات رییس مذاکره واحد وجود ندارد. با وجود این، مذاکره‌کننده به خصوص زمانی که در نقش مذاکره‌کننده اصلی یا رییس مذاکره ظاهر می‌شود باید به صورت عملی و نیز غیررسمی با ظرافت مدیریت جلسه را به دست گیرد و حداقل در مدیریت جلسه نقش فعالی ایفا نماید..
نکته دیگر این است که حیطه کار مذاکره‌کننده تنها محدود به این نیست که خودش فعالانه در مذاکرات مشارکت داشته باشد، بلکه باید طرف مقابل را هم اگر جنبه انفعالی به خودش گرفته و بار مذاکره را به دوش طرف ما انداخته است، وادار به فعالیت و مشارکت کند و از طریق پرسش و پاسخ و خواستن دیدگاه‌ها به صورت مؤدبانه و با متانت وارد گفت‌وگو کند. نتیجه اینکه اگر در مذاکره طرفین فعالیت لازم را از خود نشان ندهند، قسمت زیادی از زمان مذاکره در سکوت یا به بحث‌های داخلی میان هیات‌های مذاکره‌کننده خواهد گذشت و مذاکره سرعت لازم را از دست خواهد داد.
به منظور مشارکت فعال در یک جلسه و همچنین بهبود روند آن می‌توان پیشنهادهایی را مطرح کرد. در حین مذاکره خودتان یا توسط منشی جلسه یادداشت‌برداری کنید تا در خصوص توافقات به عمل آمده مدرک در اختیار داشته باشید. در جلسات مذاکره وارد مسائل سیاسی، مالی، مذهبی و شخصی طرف مقابل نشوید. جلسه را با لبخند و سلام آغاز نمایید. از هر فرصتی برای بسط موضوع مورد بحث استفاده کنید. افراد پرحرف را کنترل نمایید. بر نتیجه‌گیری و اقدام تاکید نمایید. افراد کم‌حرف را به صحبت کردن وا دارید. هرگز به منفی‌گویی و سرزنش مخاطب‌تان نپردازید، بلکه مدام ایجاد تفاهم و توافق را گوشزد نمایید. خود را جای مخاطب‌تان قرار دهید و از دید وی مذاکره را بررسی کنید. صحبت‌های طرف مقابل را با برگرداندن محتویات اصلی به نفع خود دوباره تکرار کنید. در مواقع حساس اگر جواب سوالی را می‌دانید به سرعت پاسخ ندهید تا نتیجه با احساسات و استرس همراه نباشد. شتابزده قضاوت نکنید.
برای تیم مذاکره رهبری با تجربه و مورد قبول اعضای تیم انتخاب نمایید. صحبت طرف مقابل را قطع نکنید مگر در مواقع خاص. مهلتی برای تفکر درباره موضوعاتی که تصمیم‌گیری در مورد آنها خیلی مهم است، بخواهید. از خود بی‌قراری نشان ندهید. با مساله روبه‌رو شوید نه با فرد. حاشیه نروید مگر در مواقعی که بحث گره خورده باشد. سوالی که پاسخ آن به نفع شما نیست، مطرح نکنید. هیچگاه مواضع طرف مقابل را با قاطعیت مردود قلمداد نکنید. نحوه به پایان رسیدن جلسه به اندازه اداره کردن آن مهم است. آمادگی اصلاح نظرات خود را داشته باشید. در طی مذاکره به هیچ‌وجه سوگند نخورید. مشاجرات را متوقف کنید. آماده پذیرش اعتراض طرف مقابل خود باشید. در نشان دادن واکنش منفی تعلل کنید.
در کمبود زمان مسائل مهم را مطرح نکنید. به زبانی که بر آن مسلط نیستید مذاکره نکنید. مذاکره را مستند‌سازی کنید و به دقت همه چیز را ثبت نمایید. در حین جلسه مذاکره افکار و رفتاری مثبت داشته باشید و به دنبال نکات مورد توافق بگردید. البته در پایان باید به این نکته توجه داشته باشید که تمام موارد ذکرشده بستگی به مقتضیات زمانی، مکانی و شخصیتی طرفین مذاکره دارد و متناسب با هر موضوع و موردی قابل تغییر است که این خود به هنرنمایی و درایت شما در اداره جلسات مذاکره مختلف بستگی دارد.
یکی از مباحث مهم در امر مذاکره مدیریت زمان است. این مطلب را باید مدنظر قرار دهیم که تاخیر در رسیدن به توافق در مذاکرات به مذاکره و اجرای موضوع مذاکره و همچنین پیاده کردن پروژه از نظر مالی یا تکنولوژیکی آسیب می‌زند. به همین دلیل گفته می‌شود یکی از شاخص‌های مذاکره موفق این است که در زمان کوتاهی به نتیجه برسد. نکته دیگر اینکه بعضی از مواقع تاکتیک پاره‌ای از مذاکره‌کنندگان این است که زمان مذاکرات را با استفاده از مطرح کردن مسائل کوچک، کم‌اهمیت و طولانی با مقاومت در برابر قبول راه‌حل‌های ساده و عملی تلف کنند تا در آخرین روزها، ساعات و حتی دقایقی که زمان مذاکره‌کننده به خصوص در خارج از کشور در حال به پایان رسیدن است وی را در تنگنای زمانی قرار دهند و به قبول شرایط غیرمنصفانه و صرف‌نظر کردن از پاره‌ای از حقوق اساسی خود وادار کنند. به این ترتیب، باید کاری کرد که در ظرف زمانی معین تمام مسائل و موضوعات مذاکره در حد اهمیت‌شان مورد بحث و بررسی قرار گیرد و برای هر مساله راه‌حلی به دست آید. یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای در تمام زمانی که انرژی و توان خودش را صرف موضوع مذاکره می‌کند باید برنامه‌ریزی دقیقی را نیز جهت استفاده بهینه از زمان و توزیع آن میان مسائل داشته باشد و در تنگنای ناشی از کمبود زمان قرار نگیرد.
مدیریت چالش یکی دیگر از مباحث مهم و اساسی در بحث مذاکره است. در تمام طول مذاکره و زندگی با چالش‌های مختلف و متفاوتی روبه‌رو می‌شویم. اعتمادبه‌نفس و جرأت‌مندی برای بیان آنچه نیاز دارید در این مواقع از اهمیت بالایی برخوردار است. در مذاکرات باید برای رویارویی با چالش آماده باشیم. قرار نیسـت به سادگی و بدون دردسر به آنچه می‌خواهید برسید.
مواجه شدن با چالش‌ها بخشی از زندگی و مذاکره است. فشار دادن دکمه مکث بهترین راه برای دور ماندن از هیجانات در موقعیت‌های چالش‌دار و پرتنش است. ممکن است در خانه، محل کار یا هر جای دیگری با این موقعیت‌ها روبه‌رو شوید و به وقفه نیاز داشته باشید. گاهی بهترین کار صبر کردن و انجام ندادن هیچ کاری است. فشار دادن دکمه مکث به این معناست که روند ادامه مذاکرات را برای مدتی مناسب متوقف کنید تا برای حرکت بعدی زمان و فضای کافی در اختیار داشته باشید. هنگام فشار دادن دکمه مکث در مذاکرات بدون نگرانی به استراحت می‌پردازید و پیش از شروع دوباره به خودتان زمان کافی می‌دهید. با این کار فرصتی پیدا می‌کنید تا دوباره همه چیز را بررسی کنید، نفسی تازه کنید و مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده است. این کار باعث می‌شود از نظر ذهنی و احساسی از موضوع مذاکره دور شوید و تصمیم درست و لازم را بگیرید. گاهی چگونگی فشار دادن این دکمه به موقعیتی بستگی دارد که در آن قرار دارید.
مساله مهم دیگر در مذاکره مدیریت استرس است. استرس را می‌توان به عنوان تحریک جسم، جان و روان در پاسخ به تقاضاها با تهدیدهای واقعی یا تصورشده تعریف کرد. همه استرس‌ها بد نیستند؛ استرس کنترل یا مدیریت‌شده می‌تواند به نحوی مثبت بر رشد و پرورش شخصی افراد اثر بگذارد. برای مثال بسیاری از رویدادهای مثبت مثل ازدواج، نقل‌مکان به یک شهر جدید یا یک شغل جدید با استرس توأم و همراهند. البته استرس بیش از حد معمولا مضر است. در میان کارکنان، این نوع استرس خود را به شکل افزایش میزان غیبت از کار، شغل، بهره‌وری پایین‌تر، اشتباهات شغلی و پایین بودن سطح انگیزه نشان می‌دهد. استرس وقتی بروز می‌کند که فرد نمی‌تواند به خوبی و به اندازه کافی به فرآیندی پاسخ بدهد یا آن را اجرا کند. به عبارت دیگر وقتی بین تقاضاهای درک شده، توسط یک فرد و ظرفیت و توانایی وی در تامین آن تقاضاها، شرایط فیزیکی و بدنی، محیط اجتماعی یا مشکلات و مسائل شخصی توازن و تناسبی برقرار نباشد، آنگاه فرد دچار استرس می‌شود. برای مثال تعارض و تغییر شرایط سازمانی اغلب اوقات موجب افزایش استرس می‌شوند. استرس می‌تواند نتیجه عدم توازن بین تقاضا و ظرفیت و توان فرد در تامین آن تقاضا باشد.
بنابراین توجه به تکنیک‌های مذاکره نباید از نگاه مذاکره‌کنندگان دور بماند. تکنیک‌های مذاکره در حقیقت نکته مهمی است که همه مذاکره‌کنندگان خوب آن را کسب کرده‌اند. مذاکره خوب با تمرین و کسب مهارت به دست می‌آید نه به دلیل داشتن ژن‌های مرغوب. هر شخصی با تمرین هدفمند به هر آنچه که می‌خواهد می‌تواند دست پیدا کند. در واقع این تنها راه برای تبدیل شما به یک مذاکره‌کننده خوب و حرفه‌ای است. در مراحل اول برای کسب مهارت مذاکره متوجه خواهید شد که تجربه مهم‌ترین عاملی است که می‌تواند تاثیر بسیار زیادی بر نتیجه مذاکره داشته باشد. نتایج تحقیقی که توسط نشریه فورچن روی ۲۲۲۲ مدیر از ۶ شرکت بزرگ تجاری انجام‌شده حاکی از آن بوده که بزرگ‌ترین عامل شکست مدیران، ضعف مهارت‌های ارتباطی آنان بوده است. افراد در هر شغل تخصص و حرفه‌ای که باشند، درگیر ارتباطات و فرآیندهای مرتبط با آن هستند. برای اداره صحیح این ارتباطات گسترده و پیچیده به ابزار مناسب آن نیاز است. در این بین یکی از اصول برقراری حفظ و بهبود ارتباطات مذاکره اثربخش است. در علم ارتباطات، مذاکره فرآیندی است که طی آن، طرفین درگیر در مذاکره منافع مواضع و اهداف خود را در ترکیبی از ارتباطات کلامی و غیرکلامی برای طرف مقابل شرح می‌دهند و به صورت متقابل سعی می‌کنند مواضع، منافع و اهداف طرف مقابل را درک کنند.
پیتر دراکر اندیشمند و صاحب نظر بزرگ آمریکایی در عرصه مدیریت معتقد است «هنر متقاعد کردن، راز موفقیت انسان‌ها یا شرکت‌های تجاری موفق است». امروزه بسیاری از شرکت‌ها جهت برنده شدن در مناقصات و مزایده‌ها در عرصه تجارت از متخصصان زبده در امر مذاکرات تجاری بهره می‌گیرند. چند راهکار در مذاکرات تجاری که حاصل تجربیات مشاوران حرفه‌ای است می‌تواند به موفقیت مذاکره‌کنندگان کمک کند: هیچگاه اولین پیشنهاد را شما ندهید، همیشه قیمت بالاتری بدهید، هیچگاه خود را مشتاق نشان ندهید، همیشه برای ترک مذاکره آماده باشید، فکر کنید که طرف معامله به شما نیاز دارد، در مورد همه چیز تحقیق کنید، یاد بگیرید که سکوت کنید و هیچگاه در وسط کار مذاکره را بر هم نزنید.
تاکتیک‌های ورود به مذاکره مانند: ایجاد احساس رفتار سازگار، رقابت سکوت، بمباران اطلاعاتی، اعطای امتیاز، بسته پیشنهادات، جمع‌آوری مداوم اطلاعات و به اتمام رساندن مذاکره را می‌توان تاکتیک‌های لازم برای اثربخشی مذاکره معرفی کرد. همچنین فرهنگ، فضای کسب‌وکار، نوع صنعت و تجارت، نوع نگرش افراد و همچنین مهارت‌های ارتباطی را می‌توان پارامترهای تعیین‌کننده مزایا و محدودیت‌های تاکتیک‌ها در شرایط مختلف دانست.
